O que é compliance empresarial e como implementar na empresa?

Uma empresa tem diversas preocupações relacionadas ao negócio, sendo que o cumprimento da legislação é uma delas. O compliance empresarial é uma prática importante e que contribui para lidar com esses aspectos.

Ele se preocupa com a contabilidade, os dados e as obrigações fiscais, mantendo esses e outros aspectos dentro da lei. A transformação digital trouxe mais elementos para serem monitorados e ferramentas que podem tornar esse acompanhamento mais simples, transformando o setor.

Neste artigo, mostraremos o que é compliance empresarial e como você pode implementá-lo em sua empresa. Além disso, apresentaremos o papel da liderança nesse contexto.

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Entenda o que é compliance empresarial

O termo compliance vem do inglês “to comply”, que pode ser traduzido como agir segundo as regras ou como foi combinado entre as partes. Desse modo, ele é o conjunto de práticas que garantem que a empresa esteja em conformidade com a lei, com os códigos de conduta e políticas organizacionais, evitando problemas externos.

Algumas empresas têm um setor específico para monitorar as ações e os processos de acordo com a lei. Também é papel dessa equipe compartilhar o conhecimento das normas e a cultura da organização para todos os colaboradores, mostrando como os processos devem ser realizados.

O cenário do compliance se tornou mais desafiador com a transformação digital, pois o avanço da tecnologia aumentou a quantidade e a complexidade dos dados e também trouxe a necessidade de mudanças constantes na própria legislação. Desse modo, é preciso estar sempre atualizado para seguir as melhores práticas.

Por outro lado, a tecnologia também disponibiliza ferramentas interessantes para o compliance. É possível usar plataformas digitais que auxiliam na gestão do departamento e garantem a verificação das diretrizes nas mais diversas áreas da empresa, como comercial, financeira e tributária.

Saiba como ele pode ser implementado de forma eficiente

Pensando em facilitar a implementação desse departamento na sua organização, trouxemos algumas práticas que você pode adotar para que esse processo seja eficiente. Confira!

Defina regras claras

O primeiro passo para a implementação do compliance empresarial é a definição de regras claras. Não adianta criar códigos de ética extensos, com uma linguagem difícil e diferente da realidade dos colaboradores, pois esse material não trará o efeito desejado — possivelmente ele nem será lido.

Para que essas regras virem parte da cultura organizacional, é necessário abrir um diálogo simples e direto com seus colaboradores. Isso pode ser feito por meio de reuniões informais com cada setor, por exemplo, mostrando os deveres éticos e legais vinculados a suas atribuições.

A comunicação é vital nesse contexto, pois sem ela é muito difícil mudar os processos e se adequar às novas necessidades. Portanto, encontre o método ideal para a sua realidade, que atinja os profissionais da melhor maneira.

Mapeie riscos

Outro passo importante é conhecer as possíveis vulnerabilidades da empresa. Para isso, é necessário fazer um mapeamento de riscos profundo, que pode ser feito em parceria com os funcionários de todos os departamentos.

Desse modo, a organização consegue entender o que precisa ser corrigido e quais aspectos devem ser monitorados com mais atenção. Muitas vezes existem problemas em determinadas atividades que não são vistos pela administração do negócio, porém, os profissionais do setor conseguem identificá-los e encontrar soluções rápidas.

Ofereça treinamentos

Para que os colaboradores entendam o compliance como algo importante, é interessante oferecer treinamentos estruturados e personalizados, refletindo a realidade de cada núcleo da organização. O propósito é mostrar o vínculo entre as regras de conduta desejáveis e o cotidiano dos profissionais, facilitando o cumprimento da legislação.

É preciso abordar temas que são importantes na rotina, como segurança de dados, proteção contra fraudes, conhecimento de regulamentações, entre outros assuntos. Sem o treinamento, os colaboradores terão mais dificuldade para compreender o que deve ser feito, aumentando a probabilidade de cometer os mesmos erros frequentemente.

Realize o controle de qualidade

Outra forma de conseguir a eficiência dessa estratégia é por meio do controle de qualidade. É importante ter a certeza de que todas as metas e os planejamentos traçados estão seguindo de acordo com o esperado, ou seja, o que foi definido no começo está sendo cumprido.

De nada adianta se esforçar para criar um código de conduta completo se a empresa não avalia a adesão dos colaboradores. Portanto, é essencial acompanhar o processo, ver a evolução dos profissionais e encontrar aspectos que precisam ser constantemente reforçados.

Ofereça as ferramentas certas

Para que todo o acompanhamento e monitoramento aconteça de forma eficiente, é fundamental oferecer as ferramentas certas para que o trabalho seja realizado. Não adianta exigir que a auditoria seja competente se todos os registros ainda são feitos manualmente, por exemplo.

O ideal é disponibilizar ferramentas inteligentes para que esse setor faça o equilíbrio entre a harmonização de leis, regimentos e regulamentos à sua cultura organizacional. Sendo assim, os processos ocorrerão de forma ágil, sem grandes complicações, mantendo a produtividade da empresa.

Conheça o papel das lideranças nesse contexto

Para que a implementação dessa estratégia seja eficiente, as lideranças também devem acompanhar os processos de maneira adequada. Os líderes são os responsáveis pela condução das estratégias dentro da empresa, objetivando torná-las uma realidade.

As lideranças precisam trabalhar com seus setores para que os colaboradores entendam a importância de agir de acordo com a lei. Além disso, o líder pode contribuir para o departamento de compliance identificando processos e atividades que requerem mais acompanhamento.

Algumas ferramentas digitais são fundamentais nesse processo, como sistemas de gestão e de avaliação de performance. Por meio desses recursos, o líder consegue identificar aspectos que precisam ser corrigidos ou aperfeiçoados, facilitando o cumprimento da legislação.

Neste artigo, explicamos o que é compliance empresarial e como implementar essa estratégia em sua empresa. Para trazer o resultado esperado, o conteúdo deve ser transformado e apresentado em formatos engajadores. O Estúdio de Conteúdos da MicroPower atua na elaboração de soluções educacionais em diversos formatos, desde vídeos e simulações de sistemas a jogos instrucionais e animações.

A MicroPower tem muita experiência no desenvolvimento de treinamentos com estes temas, que têm como premissa o uso de elementos sensibilizadores e engajadores, que criem vínculos com os colaboradores, tanto emocionais quanto cognitivos, para que as empresas tenham sucesso nos objetivos esperados.

Além disso, de maneira consultiva, as necessidades de cada empresa são avaliadas, pois, mesmo tratando-se de temas que são abordados comumente em diversas organizações, cada uma tem suas particularidades e formas de lidar com eles. Por meio dessa análise, são indicados o melhor formato a ser utilizado, considerando os recursos tecnológicos mais adequados, dinâmicos e também a flexibilidade de acesso.

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