Administrar o tempo de maneira produtiva requer determinação
Em um cenário econômico de incertezas, as empresas enxugam suas equipes e cada vez mais os colaboradores agregam novas atividades. Falta fôlego, tempo e, sobretudo, organização para cumprir a agenda de compromissos. Se esse é o seu caso, confira algumas ações que poderão mudar a sua rotina, aproveitar novas oportunidades e tornar seu trabalho muito mais produtivo.
Monte sua agenda no dia anterior – fica difícil entender o que é prioridade sem saber ao certo quais são as tarefas que devem ser entregues hoje, amanhã ou no próximo mês; o que depende de outros colaboradores; horários de reuniões e até de compromissos pessoais. Dessa forma, é indicado que durante o dia você marque o que foi concluído, o que está em progresso e o que está pendente. Ao final de cada expediente, crie o hábito de montar a programação do dia seguinte.
Horário para começar e finalizar atividades – de checagem de e-mails a visitas a clientes, estipule o período que gastará em cada atividade. Seja realista, portanto, se você sabe que determinado processo leva mais que uma hora para conclusão, não determine que ele será feito em 40 minutos. Caso contrário, no fim do dia, você estará frustrado por não ter conseguido realizar metade do seu cronograma.
Evite interrupções, principalmente, por conta de e-mails – quando você interrompe uma atividade para atender uma ligação, checar as redes sociais ou responder e-mails, acaba levando algum tempo até retomar o foco. Procure concluir cada atividade antes de partir para outra ação. Por exemplo, termine uma proposta e então cheque o e-mail ou conclua a ligação e depois atualize um cadastro ou uma planilha.
Tire do caminho tudo o que for simples – se você começa o dia tentando resolver questões mais delicadas, que exigem muito tempo e concentração, acaba o expediente sobrecarregado e cheio de pequenas tarefas incompletas. Portanto, tente inverter a ordem. Comece executando as atividades simples e rápidas, talvez assim você consiga ter a tarde livre para resolver pendências que exijam mais foco.
Siga o plano – conseguir gerir seu tempo de maneira produtiva requer determinação, afinal, as tarefas e os imprevistos são muitos. Portanto tente seguir o plano, sem perder a flexibilidade e a liberdade. Aprenda a dizer não quando estiver sobrecarregado, definir o que é prioridade e o que pode ficar para depois e não lotar a agenda, pois alguns espaços (janelas) são importantes para refrescar a mente, alimentar o corpo e até para o caso de urgências.
